Office Manager (m/w/d)

Jobcast mit Julian aus dem Greenhouse

Julian: Das Greenhouse ist ein Teil von Deloitte, der sowohl intern als auch externen Kunden dabei hilft, Breakthrough-Momente zu kreieren. Das bedeutet, dass Kunden zu uns kommen und sagen: „Wir haben eine Herausforderung, bei der wir gerade nicht weiterkommen, und wir brauchen jemanden, der uns hilft, diese Hürden zu durchbrechen.“ Es geht darum, diese sogenannten Breakthrough-Momente zu schaffen – diese magischen Sekunden, in denen der Kunde die Welt plötzlich mit neuen Augen sieht.

Host: Du hörst Julian von Deloitte, der im Greenhouse tätig ist und von diesem internen Innovation Lab erzählt.

Julian: Das Greenhouse besteht aus drei Bereichen. Wir haben ein Team, das sich um Operations kümmert. Dieses hilft uns dabei, zahlreiche Gäste in Empfang zu nehmen und sicherzustellen, dass sie an der richtigen Stelle landen.

Das zweite Team ist unser Tech-Team, das dafür sorgt, dass sämtliche Einspielungen, Tonaufnahmen und alles Weitere reibungslos funktionieren.

Und zu guter Letzt gibt es meinen Bereich: Lab Facilitation und Design.

Seit zehn Jahren gibt es das Greenhouse in Berlin. Im Februar haben wir außerdem ein neues in Düsseldorf eröffnet, das auf dem neuesten Stand ist, viele großartige Technologien mit sich bringt und bei dem wir selbst noch dabei sind herauszufinden, was alles möglich ist. Ich bin mir ziemlich sicher, dass wir noch längst nicht alle Möglichkeiten ausgeschöpft haben, die uns hier zur Verfügung stehen.

Wir hatten beispielsweise einen Kunden aus dem HR-Umfeld, der sagte: „Okay, wir wollen uns das Thema hybride Zusammenarbeit genauer anschauen.“ Daraufhin haben wir zunächst Videos von verschiedenen Personen gezeigt, die Kundenszenarien aus dem HR-Bereich erklärt haben. Die Reaktion war: „Ja, toll, das ist super – mit solchen Leuten würde ich gerne zusammenarbeiten.“

Dann haben wir ihnen erklärt, dass es sich dabei ausschließlich um KI-Avatare handelte und nicht um reale Menschen. Im nächsten Schritt haben wir gesagt: „So, und jetzt gehen wir noch einen Schritt weiter“, und haben Teams aus Mensch und Maschine gebildet.

Das Ganze hat nur zehn Minuten gedauert. Die Begeisterung, die dabei entstanden ist, und der Wille, damit zu arbeiten – ich muss ehrlich sagen, ich habe in meinem Leben selten so schnell Veränderungen gesehen.

Wir sind ein sehr vielfältiges Team. Das reicht vom klassischen BWLer und Berater über technikbegeisterte Menschen bis hin zu vielen Designern und Kreativen. Gleichzeitig haben wir auch Schauspieler:innen im Team, weil wir letztlich auch häufig auf der Bühne stehen.

Auf ein einzelnes Profil lässt sich das Ganze nicht reduzieren – und genau das ist, glaube ich, das Schönste daran.

Jobcast mit Carolin aus dem Bereich Real Estate & Operations 

Carolin: Real Estate and Operations ist bei uns bei Deloitte ein interner Bereich im Change Management. Da ist es halt so, dass wir super viele Projekte haben, wie zum Beispiel ein neues Büro, wenn wir eine Neuanmietung haben.

Host: Du hörst Caro, die bei Deloitte im Real Estate and Operations für Change Management zuständig ist und dir in diesem Jobcast aus ihrem Arbeitsalltag erzählt.

Carolin: Ein konkretes Projekt, was wir halt jetzt haben, ist der Einzug in ein neues Office in Berlin. Dort haben wir aktuell vier Standorte, also das ist sehr verteilt in Berlin, und die werden alle zusammen in ein Gebäude ziehen am Hackeschen Markt direkt. Das heißt, super Veränderung einmal auf der Seite operativ, wie lässt sich das überhaupt zum großen Komplex von circa 19.000 Quadratmetern am Laufen halten, aber auch für die Mitarbeitenden neue Wege ins Office, neue Wege im Büro-Innenkonzept, wo es halt auch offene Flächen gibt oder Bereiche wie Living Areas, wo man sich einfach hinsetzen kann und mit den Kolleg:innen sich locker austauscht.

Und hier haben wir gesagt, dass unser Leitsatz ist "Connecting People and Places". Das heißt, der Raum soll eben der Arbeit folgen und nicht mehr umgekehrt. Und das haben wir einfach festgestellt, dass der Need in den verschiedenen Businesses, auch durch dieses moderne Arbeiten verändert hat und wie dort eben auch die Mandantenarbeit funktioniert.

Das Arbeitsumfeld, zumindest wie ich das erlebe, ist super offen und herzlich. Und dadurch, dass ich ja auch mit verschiedenen Gruppen zu tun hab, finde ich es persönlich immer wieder interessant, wie viele verschiedene und unterschiedliche Typen wir einfach bei Deloitte haben, die alle super spannende Sachen machen. Und ich denke, da findet halt auch einfach jede:r seinen Fit.

Jobcast mit Valentina aus dem Bereich Business Service Center

Valentina: Wenn man Dokumente zu übermitteln hat – das ist ja, im Studium hat man das wohl schon, aber vielleicht nimmt man da auch so die ein oder andere laissez-faire Art mit, zu sagen: Na ja, morgen ist die Abgabe meiner Hausarbeit, dann mache ich sie heute. Also was das angeht, bin ich, auch was Fristen und Fristeinhaltung angeht, deutlich effizienter geworden. 

Host: Du hörst Valentina, die im Deloitte-internen Business Service Center für das Billing zuständig ist und dir aus ihrem Arbeitsalltag erzählt. 

Valentina: Ich glaube, das, was mir am meisten im Gedächtnis geblieben ist, war tatsächlich ein Fall, in dem nicht nachvollzogen werden konnte, wo die Rechnungen beim Mandanten gelandet sind, welchem Vertrag sie zugeordnet wurden. Wir mussten uns dann über das Mandantenportal einen Überblick verschaffen, um zu schauen: Welche von uns gestellte Rechnung ist jetzt auf welchem Vertrag? Wir konnten am Ende in mühevoller Kleinarbeit und Mitarbeit von anderen Kolleg:innen rausfinden, wo welche Stelle nicht richtig gepasst hat und alles bereinigen.  

Wenn man eine Rechnung in der Hand hält, sieht man vielleicht nicht, was für ein Aufwand dahintersteht und auch, welche Prozesse zu klären sind und wie viele Menschen sich teilweise mit einem Fall beschäftigen müssen, bis es zu einer Rechnung kommt.  

Wir haben natürlich auch im Rahmen des BSCs immer Möglichkeiten, uns einzusetzen. In meinem Fall ist das die Tätigkeit als Botschafterin für unser Business Service Center. Das heißt, wir organisieren zum Beispiel Jahresfeiern genauso wie Weihnachtsveranstaltungen. Wir haben auch Events zum Thema Umweltschutz, da steht zum Beispiel eine große Müllsammelaktion für verschiedene Standorte an.  

Ich finde unfassbar schön, dass es dann doch so eine sehr familiäre Atmosphäre ist für so ein großes Unternehmen. Dass man wirklich gehört wird und auch wahrgenommen wird. Und dann ist natürlich auch die Wertschätzung da. Das ist auf jeden Fall etwas sehr Schönes weil ich schon dachte, dass ein klassischer Bürojob vielleicht doch steifer ist, als er es ist.